「セミナーを開催するときの時間の使い方でなにかポイントはありますか？」
セミナーを開催する人が考えるのは「開始時間」と「終了時間」ですよね。
ただ、時間の使い方で考えるべきなのはその２つだけではありません。
今回はセミナーや勉強会、交流会など自分が主催する側の人には知っておいてほしい時間の使い方をお話します。
セミナーを開催する人が知ってほしい時間の使い方
１ 開始前の心構え
◆開始前に話しかける
セミナーの時間の使い方でまず、知ってほしいのが「開始前」です。
セミナー中に話すだけがセミナーではありません。
参加者が一人でもきた時点でセミナーははじまっています。
そして、その時にしてほしいことがあります。
それは「参加者に積極的に話しかけること」です。
特に初めて参加する人はあなたのことをよく知りません。
さらに、セミナーに参加することで緊張しているかもしれないのです。
だからこそ、参加者に話しかけることで緊張をほぐしてあげる。
それによって、セミナーを安心して聞くことができるので満足度が上がります。
◆全員にひととおり話しかける
はじめての参加者から話しかけて欲しいのですが、できれば全員に話しかけてください。
久しぶりにお会いする人も普段からよく知っている人もしっかりと話しかけましょう。
その中で参加者同士が話しやすい雰囲気を作っておくとなおいいです。
あなたが、率先して参加者をつなげてあげることでセミナーの満足度もあがります。
また、そこで仲良くなって、あなたのセミナーがその人たちの会う場所になることもあります。
バランスを見て全員に話しかけることでより良いセミナーになり、その後にもつながるのです。
◆開始直後につなげる
開始前に全員に話しておくことのメリットがもう一つあります。
それは、「雰囲気のいい人を見つけることができる」です。
セミナーでは参加者に話しかける場面もあるでしょう。
（なければ作ったほうがいいです。）
その時に事前に話した人の中で
「雰囲気のいい反応がよさそうな人」
この人を中心に話しかけてみてください。
一人の参加者の反応がよければセミナー全体の反応がよくなります。
そのためにも事前に反応のいい参加者を見つけておくことが大切です。
また、話す側としても反応のいい参加者がいてくれることでやりやすいし、やる気がでます。
より良いセミナーにするためにも開始前の準備が大切です。
２ 休憩時間の心構え
◆休憩時間はあえてきりを悪く
まずは休憩時間の設定の仕方です。
セミナーの途中に休憩時間をはさむことがありますよね。
たとえば１２：００開始のセミナーで一部を話したあとに
「１３：００－１３：１０」で休憩をとることってありますよね。
こういう休憩時間をとる時って「きりのいい時間」でとろうとしていませんか？
「１３：０５ー１３：１５」とか
「１３：１０ー１３：１５」
こういった具合です。
でも実は休憩時間は
「１３：０７ー１３：１７」
このようにきりが悪い方がいいのです。
理由は２つあります。
①時間にしっかりとした人だと思ってもらえる
ほんの１，２分でも気にした休憩時間に設定することで時間にしっかりとした人だと思ってもらうことができます。
時間にしっかりとした印象の人は全体的にしっかりとした印象になります。
あなたの印象をしっかりとした人だと思ってもらうためにいい方法です。
②遅刻が減る
これは休憩時間の遅刻が減るということです。
きりのいい時間よりも、きりの悪い時間の方が参加者も時間を細かくみるので遅刻が減ります。
また、参加者もきりのいい時間に戻ってきます。
そのためにきりの悪い時間だと数分の余裕をもって戻ってくるのです。
自分の予定どおりにセミナーを進めるためにも、きりの悪い休憩時間は有効です。
◆休憩時間には音楽をかけよう
セミナーの会議室って場合によっては殺伐として印象を与えます。
あなたが話しているときは気にならないかもしれませんが、休憩中に無音だと気になります。
そんなときは、休憩中に音楽をかけてみてください。
かける音楽はYouTubeなどでの「カフエミュージック」がいいです。
誰が聴いても、耳障りにならない音楽をかけることで会場の雰囲気を良くすることができます。
◆休憩中にも雑談は積極的に
休憩中にあなたは休憩している場合ではありません。
参加者に少しでも満足してもらうためにも、話しかけていきましょう。
できれば、あなたも話しかけやすい雰囲気を作ってください。
休憩前に
「質問があったら気軽にしてくださいね」
あなたの方から休憩中も話しかけていいですよ、って雰囲気を作っておくのです。
全ては参加者に満足してもらうため。
その方が、結果的にあなたのためにもなりますから。
◆特に無反応の人に話しかける
あなたからも積極的に話しかけてほしいのですが、そのときの話す相手。
それは「セミナー中で反応が良くなかった人」です。
反応が悪い人に話しかけるのは勇気がいるかもしれません。
ですが、あなたから話しかけることによってその人も和らぐかもしれません。
自分に気をかけてくれる人には好感をもつのが普通です。
あまりにも話しかけてほしくなさそうなら考えたほうがいいですが、たいていは大丈夫です。
できるだけ全員が満足してもらえるようなセミナーにするために休憩時間も上手く活用しましょう。
３ 終了するときの心構え
◆終了時刻は厳守する
セミナーには設定した終了時刻がありますよね。
大事なことはその時刻にしっかりとセミナーを終了させるということです。
参加者はセミナーのあとに予定をいれているかもしれません。
でも、あなたのセミナーが終わらないと出て行きづらい。
このように「参加者に気を遣わせる」ことは避けましょう。
終了時刻を決めてあるのですから、それはしっかりと守る。
それが、あなたの信頼性アップにもつながりますので。
◆全て話すことよりも終了を優先
「でも、まだまだ話が途中で終わっていないのです、、、」
このように考えてしまうかもしれません。
その場合でも話を切り上げてでも終了させます。
途中で時間内に終了できそうにないことに気づいたら話はどんどんカットします。
参加者は話がカットされたことにはほとんど気づきません。
自分だけがすべて話さないと感じているだけです。
もちろん、大事なところはカットしてはいけません。
そのために事前に長引いてしまったらどこをカットするのかを決めておくのも１つの方法です。
ちなみに僕は長引いてしまった場合と、早く終わってしまった場合の両方を考えてセミナーの用意をしています。
終了時刻をしっかりと守るためには事前の練習や準備が大切だということです。
まとめ
セミナーは参加者目線で考える
いかがでしたでしょうか？
開始から終了までの時間をどのように使うべきか参考になりましたか？
全ての時間で共通していえることは
「参加者側はどうして欲しいと思っているのか？」ということです。
開始前や休憩時間中に話しかけるのも参加者にリラックスしてセミナーを受けてもらうため。
終了時刻をしっかりと守るのも参加者に気を遣わせないため。
自分目線ではなく参加者目線で考えることができれば、自然と行動は決まってきます。
ぜひ、セミナーだけでなく勉強会や交流会を開くときでも「参加者目線」を意識してみてくださいね。
きっと、満足してもらえると思います。
